客户档案管理制度
2011-12-23 14:43:22   来源：

一、为了加强对客户档案的管理，严格客户档案管理制度，特制定本制度；
二、客户档案是指与已经购买本公司物业的、与客户有关的、需要严格保密的所有客户信息；
三、客户档案包括：
1、客户购房过程记录（包括特殊要求和特殊承诺记录）
2、客户详细登记表
3、客户抱怨、投诉及处理记录
4、客户往来联系记录
5、商品房购销合同复印件
四、公司与客户签署《商品房购销合同》后，销售代表应将资料详细整理好，于24小时内转交销售公司资料管理员；
五、资料管理员应严格检查销售代表转交的资料，经检查合格后，资料管理员将资料装入专用档案袋；然后，资料管理员在档案袋上按要求填写客户信息；最后，资料管理员要求销售代表在档案袋“销售代表签字”栏中签上姓名和转交的具体时间（注明年月日时分）；档案袋填写须使用钢笔或签字笔，字迹要清晰、工整，严禁涂改；资料管理员应在收到销售代表转交资料的当日完成以上工作；
六、资料管理员于每个星期五下午将本周的客户档案转交给公司档案室；在转交前，资料管理员应妥善保管客户档案；
七、每个星期五下午，销售资料管理员通知公司档案管理员来售楼处办理客户档案移交手续；公司档案管理员应严格检查销售资料管理员转交的资料。经检查合格后，档案管理员应填写、保管的《客户档案移交单》并签上姓名和转交的具体时间（注明年月日时分）；同时，销售资料管理员在客户档案袋签上姓名和转交的具体时间（注明年月日时分）；     
八、档案移交结束后，公司档案管理员将客户档案带回公司档案室，并妥善保管；
九、客户办理完全入住手续后，销售资料管理员应及时与物业管理公司档案管理员办理部分客户档案的移交工作；                       
十、商品房购销合同原件属本公司机密文件；在完成某幢或某片区中的单元两证95%后，即交公司办公室保存；财务部可以保留商品房购销合同副本；
十一、公司总经理和档案管理分管领导、可以随时检查销售、物业管理公司、
办公室的客户档案管理工作，根据检查情况对档案管理工作做出指示。